Аудит бизнес-процессов
„Своими успехами в бизнесе я обязан прежде всего способности сосредоточиться на перспективных целях, не поддаваясь соблазну решать сиюминутные задачи“ — Билл Гейтс
Что такое бизнес процесс?
Бизнес процесс – это совокупность взаимосвязанных, структурированных и повторяемых мероприятий или работ (комплекс действий), выполняемых в организации и направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей, а также на достижение заданного результата в регламентированные сроки.
Что такое аудит бизнес процессов?
Слово аудит используется в бизнесе достаточно широко, при этом чаще всего бизнесменам приходилось слышать это слово в процессе использования проверки финансовой (бухгалтерской) отчётности и порядка ведения учёта данных организации и как итог оформление по результатам такой проверки обоснованного независимого мнения аудитора о правильности и достоверности ведения такой отчётности составленное в форме письменного аудиторского заключения.
В деловой практике, наряду с другими понятиями аудита, используется также понятие «операционный аудит» или если назвать по-другому «аудит бизнес процессов».
Под операционным аудитом или аудитом бизнес процессов понимается комплексная работа по проверке существующих операционных бизнес-процессов в организации, сбор и анализ сведений за определенный период на предмет выявления узких, проблемных мест бизнес процессов, применяемых в конкретной организации. Также такой аудит можно назвать аудитом проверки эффективности работы предприятия в целом или деятельности администрации.
Таким образом, подводя итог к сказанному можно дать краткое определение аудита бизнес-процессов.
Аудит бизнес процессов – это процедура проведения анализа различных показателей компании, от которых зависит эффективность и рост прибыльности бизнеса.
В каких случаях необходимо проводить аудит бизнес процессов?
Аудит бизнес процессов необходимо проводить в следующих ситуациях:
Когда возникает ситуация, при которой бизнес способен приносить больше прибыли, но ему что-то мешает. Например, предоставляемая компанией услуга становится на рынке более востребованной, сегмент рынка на котором присутствует услуга компании в целом растет, однако по результатам анализа финансового состояния компания почему-то не показывает рост финансового результата.
Возникает необходимость в выявлении внутренних процессов и операций, которые являются неэффективными или малоэфективными, соответственно, требуют оптимизации или прекращения.
При планировании проведения оптимизации бизнес процессов нужно понять, с чего именно начать и на что обратить особое внимание. Необходимо определить места наибольших потерь материальных ресурсов либо не эфективного использования трудовых ресурсов, для оптимизации снижения данных затрат.
Понять почему увеличивая численность персонала и/или фонд оплаты труда, компания не получает увеличение роста эффективности и прибыльности работы компании в целом;
С целью определения существующих причин, которые влияют на ухудшение качества предоставляемых услуг и выпускаемой продукции.
Аудит бизнес-процессов помогает получить информацию, которая потребуется для улучшения качества и эффективности выполнения различных задач как структурными подразделениями в целом, так и каждым сотрудником в отдельности.
А также иные причины для проведения проверок, связанных со спецификой сферы деятельности организации.
Какова цель проведения аудита бизнес процессов?
Целью проведения аудита бизнес процессов является оценка текущего состояния организации, т.е. состояния: «как есть сейчас» и соответственно разработка необходимого плана движения, т.е. развития компании к состоянию: «как должно быть» при котором деятельность компании становится более оптимальной и прибыльной с точки зрения требований бизнеса.
Какова выгода проведения аудита бизнес процессов?
Информация, полученная в результате проведения аудита будет полезна для бизнеса по следующим причинам:
Человек в результате ежедневного выполнения схожих алгоритмов, может привыкнуть к однообразным ежедневным рутинным действиям. Соответственно человек особо не задумывается насколько его действия и методы, которые он применяет каждый день являются целесообразными, продуктивными и эффективными. В этом случае проведение аудита бизнес процессов позволит услышать мнение эксперта со стороны, что позволит оптимизировать выполняемые процессы в организации для повышения эффективности и прибыльности компании.
На определенном этапе определенные алгоритмы действий, заложенные в регламентных и нормативных документах перестают быть актуальными, по причине изменений, которые произошли в связи с производственной, технической, структурной или иной необходимости. Соответственно если вовремя не провести аудит применяемых бизнес процессов, то алгоритмы, которые были заложены в прошлом, становятся неактуальными и более того, могут негативно влиять на текущую деятельность компании.
Аудит бизнес-процессов помогает актуализировать применяемые бизнес процессы и позволяет обнаружить препятствия, которые существуют на стыках разных бизнес процессах, применяемых в компании.
Аудит бизнес-процессов позволит обнаружить малоэффективные или мешающие развитию компании бизнес-процессы что позволит сформировать план необходимых изменений, которые впоследствии приведут к более эффективному и прибыльному результату.
Аудит бизнес процессов позволяет выявить бизнес-процессы, которым не уделяется должное внимание, из-за чего издержки в компании достаточно большие.
Основные этапы проведения аудита бизнес процессов
Как в общем проводится аудит, каков алгоритм действий. Аудит бизнес процессов включает в себя несколько основных этапов в зависимости от требований менеджмента компании. Каких — либо единых стандартов проведения аудита бизнес процесса на сегодняшний день не существует.
В первую очередь, необходимо определиться, какой именно вид аудита бизнес-процессов вы хотите:
Внутренний или внешний:
Внутренний аудит — это когда аудит бизнес процессов проводится своими силами: например, директор или иной руководитель выделяет свое время и лично собирает информацию, затем ее анализирует и определяет насколько применяемые в компании бизнес процессы являются эффективными и необходимыми для увеличения прибыли компании.
Внешний аудит – это когда компания обращается к независимому эксперту, который специализируется на аудитах бизнес процессов. Внешний аудит, как указывалось выше, позволяет взглянуть не бизнес процессы вашей компании как говориться со стороны, объективно и беспристрастно.
Внешний аудит позволит увеличить эффективность проводимого аудита бизнес процессов, поскольку вы сможете воспользоваться профессионализмом и опытом специалиста, который базируется как правило на специальных познаниях и многолетнем опыте.
1
Нобходимо определить цели аудита бизнес процессов, а также разработать план проведения аудита.
2
Предоставить всю необходимую информацию для аудитора. Аудитор может собирать необходимую информацию о компании разными способами: это может быть проведение интервью с директором, а также руководителями отделов, анкетирование сотрудников, проведение опросов, тестирование или простое наблюдение за выполнением бизнес процессов со стороны.
3
Формирование отчета и оформление рекомендаций на основе проведенного аудита бизнес процессов.